Pourquoi l’agence web WordPress Whodunit a choisi le travail à distance

Rentrée 2017, l’agence WordPress Whodunit a décidé de fermer ses bureaux à Paris et de passer à 100% au travail à distance. Le siège social restera à la capitale et deux membres de notre équipe sont toujours à Paris. Mais depuis déjà presque un an, plusieurs personnes travaillent depuis Lyon, Valence et Biarritz en plus de Paris et nous avons pu tester et valider ce mode de fonctionnement sur lequel nous souhaitons partager aujourd’hui.

Pourquoi avoir choisi le travail à distance ?

L’agence Whodunit est spécialisée uniquement sur WordPress depuis des années et nous n’avons pas uniquement adopté la solution technique mais également sa philosophie. En effet, WordPress est un outil OpenSource qui existe et continue d’exister grâce à la contribution de centaines (milliers) de personnes à travers le monde, qui travaillent donc ensemble à distance. Automattic, la startup qui gère la plateforme de blogging WordPress.com travaille également exclusivement à distance, tout comme Human Made et 10up, les plus grandes agences mondiales spécialisées sur WordPress. D’autres startups comme Buffer, Baremetrics, ou Invision ont choisi ce nouveau modèle initié principalement outre Atlantique. Qu’ils soient 10, 50 ou 400, ils parviennent à travailler très bien ensemble quelque soit le lieu où ils sont, ou leurs créneaux horaires. Leurs très bons résultats, en chiffre d’affaires, projets réussis, recrutements, bien-être de leurs salariés, montrent les possibilités de ce nouveau format de travail.

Inspiré par ces modèles, et lorsque notre équipe s’est agrandie en Juin 2016 avec l’arrivée de profils habitant Valence, nous avons commencé à travailler à distance.
Moi même directrice de l’agence, j’avais commencé quelques mois auparavant à travailler depuis Lyon mais la situation est très différente entre une personne qui travaille en remote et l’ensemble de l’équipe.

La mise en place du télétravail au sein de l’agence WordPress

Avant l’été 2016, 3 personnes sur 8 travaillaient à distance. Avoir une ou quelques personnes uniquement en télétravail amène une segmentation de l’équipe difficile à corriger : il y avait forcément des « clans » entre ceux qui pouvaient communiquer d’une façon directe dans un même espace et ceux, plus mis de côté car travaillant à distance.

Les outils devaient être adaptés, la façon de communiquer et de travailler sur les projets aussi. Lorsque notre nouvelle chef de projet recrutée à Lyon arriva en Septembre, il était temps de lancer de nombreux ateliers afin d’optimiser et de mettre en place une collaboration efficace à distance. Plusieurs essais d’organisation, des heures de veille, des efforts de communication de chacun furent nécessaires avant de parvenir à un résultat qui convenait à tous et à une gestion des projets fluide (nous ferons prochainement un article à ce sujet).

Progressivement, d’autres membres de l’équipe ont décidé de passer aussi de leur propre chef en télétravail : partir en province pour une meilleure qualité de vie était leur principale raison, et l’organisation de l’agence et des projets le leur permettaient. La culture d’entreprise de l’agence, fut aussi indispensable à la réussite de ce changement d’organisation.

La culture d’entreprise nécessaire au travail à distance

Dans la plupart des agences et plus généralement des entreprises, les managers « surveillent » les salariés : les horaires, les temps de pause, l’attitude sont malheureusement pointés du doigt plus que la qualité du travail en lui même.
Lorsque vous formez une équipe, encore plus dans une « petite » agence, la confiance et la responsabilisation sont cruciales : vous recrutez des personnes compétentes, avec souvent de l’expérience, donc autant les laisser faire et leur donner toute la liberté, et donc la confiance, pour mener à bien leurs missions.
Juger aux résultats, et non au temps mis pour accomplir la tâche est le plus important au final.

Avec la confiance et la responsabilisation vient rapidement l’horizontalité : l’équipe travaille ensemble à atteindre un résultat et n’est plus là pour suivre les directives d’un patron. Adapter le management, la façon de donner les tâches, faire des retours encore plus à distance devient alors indispensable.

La bienveillance, surtout dans les échanges à l’écrit par exemple sur notre outil de communication quotidien Slack est également primordial. À l’écrit il n’y a pas le ton de la personne, et en partant du principe que la personne avec qui vous travaillez ne veut rien d’autre que faire bien son travail et collaborer avec vous sur un projet commun, les conflits sont le plus souvent évités.

Prendre le temps de faire des retours, des bilans, davantage communiquer sur ce qui convient ou non avec une ouverture d’esprit et une remise en question permet également de rester dans un environnement positif.

Il faut bien-sûr réussir à trouver le bon curseur entre autonomie et indépendance et accompagner correctement les salariés au passage au télétravail : parfois trop de communication, parfois pas assez, trop de charge de travail ou un retour malheureux au micro management… faire des essais, des erreurs et corriger sont les étapes nécessaires pour trouver la recette parfaite. Lorsque c’est le cas, commence vraiment la partie bénéfique du télétravail 🙂

Les bénéfices pour nos projets WordPress et nos clients

Depuis plusieurs mois nos projets se passent de mieux en mieux et nos clients sont de plus en plus satisfaits : tout n’est pas parfait (cela sera-t-il le cas un jour ?) mais les résultats obtenus sont très encourageants. Comme il y a plus de communication en interne et d’ateliers mis en place, nos projets sont réalisés plus rapidement et avec une meilleure agilité. Nous observons un gain de productivité aussi pour le client (moins de déplacements, interruptions, stresses). L’équipe répond plus rapidement et avec une meilleur qualité aux sollicitations qu’avant grâce à des outils de gestion à distance éprouvés : plus responsabilisés et avec des échanges simplifiés, moins de contraintes, les salariés sont plus efficaces.

L’agence a également diversifié la localisation de ses clients : aujourd’hui nous avons des clients à Lyon par exemple.

Avec l’offre de maintenance WordPress KeepMyWP, l’agence maintient de plus en plus de sites et il faut une organisation solide pour y parvenir correctement.  Nous avons également un nombre croissant de projets à livrer, nous travaillons aussi parfois avec une autre agence pour finaliser tous les sites donc une bonne communication et un excellent « passage » de ballon en interne sont maintenant quotidiens. Nos clients ont leurs sites mieux maintenus, bénéficient d’une meilleure communication avec nos équipes, voient l’implication et la passion de nos experts par métier.

Les projets de nos clients sont donc impactés par le bien-être de chacun.

Les avantages pour notre équipe

Un des premiers bénéfices indéniables des télétravailleurs est souvent le bien-être. Par exemple plus de temps perdu dans les transports est égal à plus de temps personnel : il ne s’agit pas de travailler plus à distance, mais de travailler mieux. Notamment en acceptant les rythmes personnels de chacun.
Imposer un 9-17h avec une pause déjeuner à 12H30 est dépassé (dans notre corps de métier je précise) et encore plus à distance. Certains préfèrent travailler tôt, d’autres tard… encore une fois le plus important est le résultat et non les horaires.

Fort de la confiance que le manager leur porte et avec le bien-être viennent aussi plus d’épanouissement et d’implication. C’est le début du cercle vertueux.

Les économies réalisées avec la fermeture des bureaux et des frais fixes liés vont permettre aussi de nouveaux investissements bénéfiques au bien-être : augmentation, davantage de déplacements pris en charge (conférences, WordCamps, Meetups)…

Après le travail à distance n’est pas tout rose et non seulement il n’est pas adapté à tout le monde mais il souffre également d’effets de bord négatifs.

Les difficultés et solutions pour les résoudre

Pour un salarié qui n’a jamais connu le travail à distance, il a plusieurs difficultés qui surgissent. Je vais aborder les plus complexes.
La première la plus évidente est le sentiment d’isolement : la personne n’est plus dans un même bureau, et peut avoir l’impression d’être un freelance, un prestataire de l’agence.

La seconde difficulté est la communication non verbale : c’est impossible à travers une discussion à l’écrit de percevoir les sentiments, l’état d’esprit de la personne en face et des conclusions hâtives peuvent facilement mener à des tensions.

Afin de palier à ces problèmes, il faut travailler deux leviers : le sentiment d’appartenance et la communication bienveillante. Nous avons donc mise en place des ateliers à ce sujet, et échangeons beaucoup plus dessus. Des réunions physiques, à Lyon par exemple, nous permettent de nous retrouver et de passer du temps de qualité tous ensemble.

Rachel Peter et Jean-Baptiste Audras, salariés de l’agence Whodunit, ont abordé ces points lors de leur conférence sur le télétravail au WordCamp Marseille.
Nous vous conseillons également l’excellent livre blanc de Human Made, une autre grande agence WordPress à ce sujet.

Septembre 2017 est donc le début de l’aventure full remote (100% à distance) pour l’agence Whodunit et nous sommes ravis d’avoir partagé cette première étape avec vous. Nous présenterons en détail nos outils lors de nos prochains articles.

Emilie LEBRUN

Auteur Emilie LEBRUN

Dirigeante fondatrice de l’agence Whodunit

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  • Picardat Hubert dit :

    Hello Emilie, Nandor et le reste de la team Whodunit.
    Passer en full télétravail c’est un grand défi à relever, j’espère que tout se passera bien pour vous avec cette nouvelle manière de faire. Le plus problématique je pense est aussi la gestion de l’autonomie de l’équipe.
    Bref, les bureaux de Whodunit ne sont donc qu’un vaste souvenir maintenant.
    Bonne continuation.

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